Mit einem DMS alle Dokumente im Griff

Mit einem DMS alle Dokumente im Griff

Stellen Sie sich einmal vor, Sie besitzen eine Firma. Natürlich ist Ihre Firma in unterschiedliche Bereiche gegliedert: Vertrieb, Controlling, Einkauf, Marketing usw. Jeder Bereich bzw. jede Abteilung hat einen Abteilungsleiter und Sie als Chef der Firma wissen natürlich jederzeit, wie es um Ihre Firma steht. Doch wie sieht es mit dem Management Ihrer Dokumente aus? Kursieren bei Ihnen noch Akten, die Sie mühevoll aus dem Archiv herausholen müssen und nie wissen, welches Dokument gerade aktuell ist? Und was natürlich viel wichtiger ist: Können auch die Mitarbeiter im Außendienst oder an anderen Standorten auf diese Dokumente zugreifen? Falls Sie jetzt in Panik verfallen sollten, können wir Sie beruhigen. Nutzen Sie doch einfach ein DMS (Dokumenten Management System) und optimieren Sie so Ihre Geschäftsprozesse und sparen Sie dadurch Zeit und Geld! Doch was ist DMS und wozu ist es gut? Wir klären auf!

Bild 1: Ordnung spart Zeit und Geld

Bild 1: Ordnung spart Zeit und Geld

Was ist DMS genau?

Laut der „Association for Information and Image Management, kurz AIIM, zeichnet sich ein DMS (-System) durch seine Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen aus. Damit unterstützt diese Software die Geschäftsprozesse im Unternehmen und vermeidet so ein Aktenchaos oder die mühevolle Suche nach den richtigen Dokumenten. Technisch betrachtet, gehört das DMS zu einer der Kernkompetenzen des ECM (Enterprise Content Management Systems). Die Aufgabe des DMS ist die Unterstützung von Arbeitsvorgängen sowie Arbeitsprozessen. Man könnte auch sagen: Mit einem DMS finden Sie Dokumente schneller, können diese bearbeiten und an Kollegen weitergeben. Das alles geschieht elektronisch. Doppelte Akten oder „verschwundene“ Dokumente gehören der Vergangenheit an. Sie haben durch das DMS immer Zugriff auf alle relevanten Informationen, ganz gleich, wie alt das Dokument ist. Denn der Clou des DMS besteht in der Lebenszeit eines Dokumentes: Sie können neue Dokumente anlegen, diese alleine oder im Team bearbeiten und alle Versionen des Dokumentes jederzeit abrufen. Die Akte ist immer verfügbar, egal, wo Sie sich befinden.

Doch welche Dokumente eignen sich für ein Dokumenten Management System?

Das gute am DMS ist ihre Vielseitigkeit. So können Sie Dateien für die Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, Grafiken, E-Mails, Bilddateien, Sound- und Sprachdateien, Konstruktionsdateien und viele andere Dateiformen anlegen, verwalten, bearbeiten und archivieren. Damit können Sie alle Dateiformen für ein DMS nutzen. Auch Faxe oder Geschäftsbriefe könnten Sie so mittels einer Digitalisierung in Ihr DMS integrieren. Sie hätten damit alte und neue Geschäftsprozesse jederzeit zur Verfügung. Ein lästiges Suchen im Archiv ist dadurch Geschichte!

Für wen eignet sich ein DMS?

Die kurze Antwort: Für jeden Betrieb! Egal ob Kleinstunternehmer, mittelständischer Betrieb oder Konzern. Mit einem Dokumenten Management System profitiert jede Firma, ganz gleich wie groß das Unternehmen ist. Denn jedes DMS passt sich Ihren Bedürfnissen und finanziellen Möglichkeiten an. So bieten zahlreiche Hersteller von DMs-Produkten unterschiedliche Software-Pakete an. Individuell angepasst an Ihrer Firmengröße.

Effizientes Arbeiten mit einem Dokumenten Management System

Vermeiden Sie doppelte oder fehlerhafte Akten sowie das lästige, zeitintensive Suchen nach Dokumenten. Arbeiten Sie alleine oder im Team an Dokumenten und optimieren Sie dadurch Ihre Geschäftsprozesse. Nebenbei sparen Sie auch noch Papier und helfen damit der Umwelt. Und mit den richtigen elektronischen Geräten wie dem Tablet können Sie Ihre Dokumente auch jederzeit mobil bearbeiten, erfassen und archivieren. Die Möglichkeiten mit einem DMS sind unbegrenzt und werden die Arbeit in Ihrem Unternehmen nachhaltig effizienter machen. Sagen Sie nein zu chaotischen Dateiverzeichnissen und langem Suchen nach Dokumenten. Sie Zukunft beginnt mit einem Dokumenten Management System!

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Akkuschrauber – Was ist beim Kauf zu beachten?

Akkuschrauber – Was ist beim Kauf zu beachten?

Eines der nützlichsten und flexibelsten Werkzeuge, die sicher kein echter Heimwerker missen möchte, ist der Akkuschrauber. Wie sein Name schon sagt, ist der Akkuschrauber mit einem Akku ausgestattet, so dass beim eigentlichen Einsatzort kein Strom benötigt wird. Stromkabel treten also nicht störend in Erscheinung, so dass man sogar an den schwierigsten und verwinkelsten Orten erfreulich gut zurecht kommen kann. Ein Akkuschrauber wird generell verschieden verwendet. Man kann mit ihm beispielsweise Schrauben und Muttern eindrehen, aber auch Löcher bohren. (mehr …)

Smartphone Tarife: Nutzungsverhalten und Flatrate

Smartphone Tarife: Nutzungsverhalten und Flatrate

Das Smartphone kann man heutzutage im Alltag kaum noch missen. Mit dem nützlichen Begleiter lassen sich Einkäufe tätigen, es können unterhaltsame Videos im “livestream“ angeschaut werden oder man verabredet sich unkompliziert mit Freunden. Nicht zu unterschätzen ist aber nach wie vor der Vorzug, einfach nur erreichbar zu sein und sich nahezu von überall bemerkbar machen zu können. Das mag, so ganz nebenbei bemerkt, für viele Nutzer immer noch der wichtigste Grund sein, eine mobiles Telefon jederzeit mitzuführen. Über eine App können neueste Entwicklungen live mitverfolgt und Textnachrichten ausgetauscht werden. Umso wichtiger ist es deshalb, dass man die wichtigsten Begriffe kennt, die in Bezug auf Smartphone Tarife ständig verwendet werden.

Flatrate-Wahl hängt vom Nutzungsverhalten ab

Die Allnet Flat gilt in grundsätzlich allen Netzen, aber manche Verträge können Einschränkungen beinhalten, weswegen vor einem Vertragsabschluss die entsprechenden Details genau durchgelesen werden müssen. Meist gehört zu einer Allnet Flat eine Telefonie-Flat und einen Flatrate für das mobile Internet. Die SMS Flat empfiehlt sich heutzutage meist nur für Nutzer, die auf herkömmliche SMS nicht verzichten wollen.

Bild 1: "Wichtiges Gespräch"

Bild 1: „Wichtiges Gespräch“

Jüngere Anwender verwenden statt der SMS Flat immer häufiger Messenger-Dienste, bei denen die Textnachrichten über das mobile Internet versendet werden. Da viele Smartphones ständig auf mobiles Internet angewiesen sind, etwa um wichtige Software-Updates durchzuführen, sollte auf ein ausreichendes Datenvolumen beim Tarif geachtet werden. Auch bei Spielen und im livestream werden viele Daten ausgetauscht, was schnell zu hohen Kosten oder bei manchen Anbietern zu einer Drosselung der Geschwindigkeit führen kann.

Neue Mobilfunkstandards setzen sich langsam durch

Über viele Jahre war der 3G Datenübertragungsstandard UMTS vorherrschend. Erst seit einigen Jahren setzt sich die schnellere Alternative LTE langsam durch. Noch unterstützen nicht alle Smartphones und Netze die neuartige Übertragungstechnik, weshalb man bei den Tarifen genau darauf achten sollte, einen Tarif zu wählen, bei dem LTE-fähige Netze verwendet werden.

Zu den Netzen, die diesen und andere Mobilfunkstandards unterstützen, gehören zum Beispiel D1, D2 und E2. Im Handyshop eteleon findet man eine Vielzahl von günstigen Tarifen, bei denen die Flatrates übersichtlich aufgelistet sind und die die neue Datenübertragungstechnik unterstützen. Mit dem praktischen Konfigurator kann man schnell und unkompliziert einen Tarif finden, der die gewünschte Laufzeit hat, der die neuesten Mobilfunkstandards unterstützt und eine Allnet Flat beinhaltet.

Fazit
Dem “Otto-Normalverbraucher“ sind solche Probleme eher fremd. Bei allen neuen Angeboten und Leistungsmerkmalen bestimmen in erster Linie Transparenz und der Nutzen sein Kaufverhalten. Die Nutzung von Smartphones haben aber schon seit längerer Zeit Einzug in die Geschäftswelt gehalten. Die neueren Mobilfunkstandards seit UMTS, die damit verbundenen, sehr hohen Datenübertragungsraten und die Entwicklungen rund um mobiles Internet machen Smartphones heutzutage geradezu zu unverzichtbaren Werkzeugen. Für die professionellen Nutzer wie auch allen, von der Technik begeisterten Nutzern im privaten Bereich stellt sich jedoch die Herausforderung, die ständig zunehmende Anzahl der Leistungsmerkmale inklusive der Angebote für Smartphone Tarife und Flatrates zu verstehen und für die eigenen Bedürfnisse die richtige Auswahl zu treffen.

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Bild 1: © Pixabay.com / kaboompic

Die aktuellsten technologischen Innovationen

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Falls Sie, wie ich auch, zur Gattung der von Technik und Computern faszinierten Kindern gehörten, welche sich ständig nach einer realen Science-Fiction-Welt sehnten, so wird beim Durchstöbern der neuesten Wissenschafts- und Technikmagazine sicherlich so manche Begeisterung entfacht. Schließlich haben die ständigen Fortschritte in den Bereichen digitaler-, materieller-, chemischer- und Quanten-Technologie dafür gesorgt, dass wir heute in einem goldenen Zeitalter des technologischen Fortschrittes leben, welcher nicht nur das Leben der Reichen, sondern unser aller Leben verändert. Dieser Artikel stellt einige der neusten, bemerkenswertesten und erstaunlichsten Neuerungen unserer modernen Welt vor! (mehr …)

Handyhüllen – welche Arten gibt es?

Handyhüllen – welche Arten gibt es?

Wir leben in einer Zeit der Wegwerfgesellschaft und Schnelllebigkeit. Überall sieht man Leute mit ihren Smartphones in der Hand, die unachtsam mit dem Blick auf die neuesten Freundschaftsanfragen durch die Gegend laufen. Und schon ist es passiert: ein Rempler und schon liegt das Handy auf dem Boden. Echt ärgerlich, das neueste Modell und gleich einen Displayschaden, das kann teuer werden. Doch soweit müssen Sie es gar nicht kommen lassen. Mit Handyhüllen für das Telefon schützt man das Gerät vor Stößen, Stürzen und Co. Der folgende Artikel erklärt die Unterschiede zwischen den einzelnen Produktgruppen und zeigt, welche Hülle sich für die individuellen Bedürfnisse am besten eignet. (mehr …)